Datenschutzhinweise

Wir – die WTE Group GmbH („WTE" oder „wir") – möchten über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten informieren.

Unsere Datenschutzhinweise sind modular aufgebaut: Sie bestehen aus Allgemeinen Hinweisen für jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten und Verarbeitungssituationen (1.) und besonderen Hinweisen, deren Inhalt sich jeweils nur auf die dort angegebene Verarbeitungssituation bezieht (2. ff.).

1. Allgemeine Hinweise
2. Ergänzende Hinweise für die Webseite
3. Ergänzende Hinweise für die App-Nutzung
4. Onlinepräsenz auf Instagram
5. Onlinepräsenz auf LinkedIn
6. Ergänzende Hinweise für die Kommunikation mit uns
7. Ergänzende Hinweise zum Newsletter
8. Ergänzende Hinweise für sonstige Vertragspartner

1. Allgemeine Hinweise

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher

Verantwortlicher ist die

WTE Group GmbH
Leo-Leistikow-Allee 18
22081 Hamburg
Deutschland
E-Mail: info@welcome-to-europe.com

Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter von WTE ist die

ARTANA Digital GmbH
Prof. Dr. Christian Rauda
Alstertwiete 3
20099 Hamburg
Deutschland
E-Mail: dpo@welcome-to-europe.com

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten einer Person („betroffene Person") auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:

Einwilligung des Betroffenen

Soweit wir für bestimmte Zwecke eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage.

Erfüllung vertraglicher Pflichten

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Gesetzliche Vorgaben und Verpflichtungen

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO Rechtsgrundlage.

Wahrung berechtigter Interessen

Soweit die Verarbeitung zur Wahrung unseres berechtigten Interesses oder eines Dritten erforderlich und die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person das erstgenannte Interesse nicht überwiegen, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO Rechtsgrundlage.

Speicherdauer und Löschung personenbezogener Daten

Die personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung mehr besteht.

Empfänger personenbezogener Daten

Intern verarbeiten nur die Stellen personenbezogene Daten, die diese für die Erfüllung ihrer Verarbeitungszwecke benötigen. Dies gilt auch für die von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter, Dienstleister und Erfüllungsgehilfen. Alle Stellen und Personen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, sind auf das Datengeheimnis verpflichtet und auf den sensiblen Umgang mit solchen Daten hingewiesen. An Dritte werden personenbezogene Daten nur dann weitergegeben, wenn dies im Einklang mit den Datenschutzvorschriften steht. Insbesondere zur Durchführung unseres Geschäftsbetriebs eingesetzte Personen (z. B. Banken, Steuerberater, Dienstleister für EDV- und IT-Leistungen) sowie staatliche Stellen/Behörden erhalten gegebenenfalls Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.

Datenverarbeitung in Drittländern

Teilweise erfordern unsere Leistungen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Ländern außerhalb der EU/des EWR („Drittländer") durch unsere Auftragsverarbeiter. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten stattfindet und kein dem europäischen Standard entsprechendes Datenschutzniveau in dem Land besteht, das durch einen Angemessenheitsbeschluss gem. Art. 45 Abs. 3 DSGVO durch die EU-Kommission bestätigt wurde, haben wir zur Herstellung geeigneter Garantien im Sinne von Art. 46 DSGVO mit den betroffenen Auftragsverarbeitern EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

Betroffenenrechte

Der betroffenen Person stehen folgende Rechte nach der DSGVO gegenüber uns als Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht

Gemäß Art. 15 DSGVO besteht das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere kann die betroffene Person folgende Informationen verlangen:

• Verarbeitungszwecke,
• Kategorien der Daten,
• Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder werden sowie der Information, ob die personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden (in diesem Zusammenhang kann die betroffene Person verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO unterrichtet zu werden),
• geplante Speicherdauer,
• Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch,
• Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden,
• etwaige Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person verlangen.

Recht auf Berichtigung

Gemäß Art. 16 DSGVO besteht das Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung der personenbezogenen Daten, sofern diese unrichtig oder unvollständig sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Gemäß Art. 18 DSGVO besteht das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von der betroffenen Person bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung eingeschränkt, wird die betroffene Person von uns unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

Recht auf Löschung

Gemäß Art. 17 DSGVO besteht das Recht auf Löschung der personenbezogenen Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Recht auf Unterrichtung

Hat die betroffene Person das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber uns geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die personenbezogenen Daten offengelegt wurden, die Berichtigung, Löschung der personenbezogenen Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Gemäß Art. 20 DSGVO besteht das Recht, die personenbezogenen Daten, die die betroffene Person uns bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Widerspruchsrecht

Gemäß Art. 21 DSGVO besteht das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt.

Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO besteht das Recht, die datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Gemäß Art. 77 DSGVO besteht das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu beschweren.

2. Ergänzende Hinweise für die Webseite

Wir sind für unsere Webseite wte-companion.com sowie deren Unterseiten („Webseite") verantwortlich. Durch die Nutzung unserer Webseite werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles

Beim Aufruf unserer Webseite erfassen wir automatisiert Daten und Information vom Endgerät des Nutzers (sogenannte Logfiles). Dies umfasst insbesondere: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, Browsertyp, Internet Serviceprovider, Betriebssystem des Endgeräts.

Zur Bereitstellung unserer Webseite bedienen wir uns spezialisierter Hosting-Dienstleister, mit denen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben. Die Logfiles werden aus Gründen der IT-Sicherheit binnen 7 Tagen gelöscht.

Die Daten werden zur Darstellung der Webseite auf dem Endgerät des Nutzers, dessen Funktionsfähigkeit sowie zur Analyse etwaiger Störungen benötigt. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Webseite und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Erfassung der Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich.

Verwendung unbedingt erforderlicher Cookies

Wir verwenden auf unserer Webseite unbedingt erforderliche Cookies zur Verfügungstellung unserer Webseite. Jedes Cookie ermöglicht es, den Browser beim nächsten Zugriff eindeutig zu identifizieren. Rechtsgrundlage für die Speicherung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Consent-Manager (Usercentrics)

Wir nutzen den Consent-Manager der Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München, Deutschland. Hierfür wird ein Cookie gespeichert, um Ihre Präferenzen zu berücksichtigen. Die Rechtsgrundlage für die Speicherung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Analyse der Webseitennutzung (Google Analytics 4)

Wir nutzen Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dieser Dienst ermöglicht eine Analyse der Nutzung unserer Webseite. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO; § 25 Abs. 1 TDDDG).

Marketing und Retargeting

Soweit Sie uns Ihre Einwilligung erteilen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO; § 25 Abs. 1 TDDDG), nutzen wir folgende Tools:

• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) zur Erfolgsmessung von Werbekampagnen auf Facebook und Instagram.
• LinkedIn Insight Tag (LinkedIn Ireland Unlimited Company) zur Analyse demografischer Daten und Steuerung von B2B-Werbung.
• Google Ads Conversion Tracking (Google Ireland Limited) zur Messung der Effektivität unserer Werbeanzeigen.

3. Ergänzende Hinweise für die App-Nutzung

Wir sind für unsere App „WTE Companion" („App") verantwortlich, sowohl als Web-App (CS Portal) als auch als mobile App. Für die Bereitstellung bedienen wir uns des Auftragsverarbeiters Supabase (Datenbank und Hosting). Die Datenverarbeitung findet ausschließlich innerhalb der EU (Region Frankfurt) statt.

Download der App

Diese Passage betrifft nur Nutzung der App auf einem mobilen Endgerät.

Unsere App wird über die Plattformen von Google und Apple bereitgestellt. Auf deren Datenverarbeitung haben wir keinen Einfluss und der jeweilige Plattformbetreiber ist datenschutzrechtliche Verantwortlicher. Es gelten deren jeweilige Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise.

Die Datenschutzhinweise des Google Play Stores findest Du hier: https://policies.google.com/privacy?hl=de

Die Datenschutzhinweise des Apple AppStores findest Du hier: https://support.apple.com/de-de/HT211970

Nutzung der App und Dokumenten-Management (Vertex AI)

Zur Bereitstellung unserer Dienste, insbesondere der Vermittlung der „4 Essentials" (Versicherungen, Banking, SIM), verarbeiten wir Ihre Informationen wie Name, E-Mail, Geburtsdatum sowie hochgeladene Dokumente (Pass, Visum, Verträge).

Wir nutzen automatisierte Verfahren zur Datenextraktion (OCR) über Google Vertex AI (Gemini), um Informationen aus Ihren Dokumenten auszulesen und Antragsformulare für unsere Partner fehlerfrei vorauszufüllen. Diese Verarbeitung erfolgt in einer geschützten Enterprise-Umgebung in der EU; eine Nutzung Ihrer Daten zum Training öffentlicher KI-Modelle findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) sowie für besondere Datenkategorien Ihre Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Biometrische Authentifizierung

Soweit Sie native Sicherheitsfunktionen Ihres Endgeräts (z. B. FaceID) nutzen, verbleiben diese Daten ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät. WTE erhält lediglich eine Bestätigung der erfolgreichen Authentifizierung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Speicherdauer

• Kontodaten: 12 Monate nach Inaktivität oder Kündigung
• Kommunikationsdaten: 6 Monate nach Abschluss des Anliegens
• Steuerdaten: 10 Jahre (§ 147 AO)
• Backups: 30 Tage

Weitergabe der Daten an Dritte

Ein Datentransfer an Partner (z. B. Versicherungen, Banken) erfolgt ausschließlich auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

4. Onlinepräsenz auf Instagram

Instagram ist ein Onlinedienst zum Teilen von Fotos und Videos der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta"), einer Tochtergesellschaft der Meta Platforms Inc., 1601 Willow Road, Menlo Park, CA 94025, USA.

Wir weisen darauf hin, dass Sie die Instagram-Seite und ihre Funktionen in eigener Verantwortung nutzen. Dies gilt insbesondere für die Nutzung der interaktiven Funktionen (z. B. Kommentieren, Bewerten).

Datenverarbeitung durch Meta

Beim Besuch dieser Instagram-Seite erfasst Meta u. a. Ihre IP-Adresse sowie weitere Informationen, die in Form von Cookies auf Ihrem Endgerät vorhanden sind. Diese Informationen werden verwendet, um uns als Betreiber der Instagram-Seiten anonymisierte statistische Informationen über die Inanspruchnahme der Instagram-Seite zur Verfügung zu stellen.

Die in diesem Zusammenhang über Sie erhobenen Daten werden von Meta verarbeitet und dabei gegebenenfalls in Länder außerhalb der Europäischen Union übertragen. Welche Informationen Meta erhält und wie diese verwendet werden, beschreibt Meta in dessen Datenschutzhinweisen. Dort finden Sie auch Informationen über Kontaktmöglichkeiten zu Meta sowie zu den Einstellmöglichkeiten für Werbeanzeigen. Die Datenschutzhinweise sind unter folgendem Link verfügbar: https://help.instagram.com/519522125107875.

Über den Einsatz von Cookies informiert Meta im Rahmen der Cookie-Richtlinie für den Dienst Instagram: https://help.instagram.com/1896641480634370/?helpref=hc_fnav. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Meta mittels der verwendeten Cookies dazu in der Lage ist, Ihr Nutzerverhalten (bei angemeldeten Nutzern geräteübergreifend) auch jenseits des Dienstes Instagram auf anderen Webseiten nachzuvollziehen. Dies hängt von den Umständen des Einzelfalles ab, insbesondere der Art der Daten und den relevanten rechtlichen oder betrieblichen Speicherbedürfnissen.

Seiten-Insights

Bei Seiten-Insights handelt es sich um zusammengefasste, anonymisierte Statistiken. Wir als Seitenbetreiber selbst haben keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die in diesem Rahmen verarbeitet werden, sondern nur auf die zusammengefassten, anonymisierten Seiten-Insights. Nähere Informationen finden Sie unter: https://www.facebook.com/help/instagram/788388387972460.

Soweit wir Nachrichten oder Anfragen über diese Plattformen bearbeiten, gelten die Regelungen zur Kommunikation mit uns.

5. Onlinepräsenz auf LinkedIn

Wir betreiben auf der Plattform LinkedIn des Anbieters LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland („LinkedIn") in gemeinsamer Verantwortung mit LinkedIn eine Unternehmensseite, auf der wir über uns informieren.

Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

LinkedIn erhebt über Cookies und ähnliche Technologien (z. B. Web Beacons, Pixel, Anzeigen-Tags und Gerätekennungen) Informationen, die es LinkedIn ermöglichen, Nutzer wiederzuerkennen und Nutzerverhalten umfassend zu analysieren. LinkedIn stellt uns entsprechende Informationen zur Analyse des Nutzerverhaltens unserer Online-Präsenz in anonymisierter Form zur Verfügung. Dies ermöglicht uns die statistische Auswertung der Nutzung unserer LinkedIn-Seite und damit die zielgerichtete Steuerung unserer Tätigkeit. Die Datenverarbeitung erfolgt dabei auf Basis unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO

Wir haben mit LinkedIn eine Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO abgeschlossen, in der die durch den Betrieb unserer Unternehmensseite entstehenden Datenschutzverpflichtungen zwischen uns und LinkedIn aufgeteilt werden. LinkedIn hat dabei einen Großteil der datenschutzrechtlichen Verpflichtungen übernommen, wie die Erfüllung der Betroffenenrechte nach Art. 12 ff. DSGVO, die Pflicht zur Bereitstellung technischer und organisatorischer Maßnahmen sowie Melde- und Benachrichtigungspflichten im Falle einer Datenschutzverletzung.

Weitere Informationen zur Vereinbarung zwischen uns und LinkedIn finden Sie unter: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum.

Weitergabe der Daten und Drittlandtransfer

Bitte beachten Sie, dass wir nicht alle Verarbeitungsprozesse auf LinkedIn nachvollziehen können. Wir können weder beeinflussen noch ausschließen, dass Informationen durch LinkedIn in ein Drittland übertragen und dort gespeichert werden. In solchen Fällen werden die Informationen auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln übermittelt.

Sie können Ihre datenschutzrechtlichen Betroffenenrechte sowohl gegenüber uns als auch gegenüber LinkedIn geltend machen. Wir weisen jedoch darauf hin, dass diese am effektivsten bei LinkedIn geltend gemacht werden können. Weitere Informationen finden Sie in der LinkedIn-Datenschutz­erklärung: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.

6. Ergänzende Hinweise für die Kommunikation mit uns

Zur Kontaktaufnahme und Bearbeitung von Anliegen kommunizieren wir mit Nutzern per Chat, E-Mail, Telefon oder Messenger (WhatsApp über Superchat). Wir nutzen den Dienstleister SuperX GmbH („Superchat") aus Berlin, mit dem wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen haben.

Bei der Kontaktaufnahme werden die personenbezogenen Daten des Anfragenden ausschließlich zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns verarbeitet. Zielt die Kommunikation auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. In allen anderen Fällen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage. Die Löschung der Daten erfolgt, sobald das Anliegen geklärt ist und keine Rechtsgrundlage mehr besteht.

7. Ergänzende Hinweise zum Newsletter

Sofern Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO), nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse für den Versand unseres Newsletters. Für die Verwaltung und den technischen Versand nutzen wir die Dienste von HubSpot und Mailchimp im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

Wir verwenden das Double-Opt-In-Verfahren, um sicherzustellen, dass Sie der tatsächliche Inhaber der E-Mail-Adresse sind. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, beispielsweise über den „Abmelden"-Link am Ende jedes Newsletters oder durch eine formlose Nachricht an info@welcome-to-europe.com.

8. Ergänzende Hinweise für sonstige Vertragspartner

Ergänzend gelten die nachfolgenden Hinweise, sofern eine Vertragsbeziehung (insbesondere B2B) besteht. Welche personenbezogenen Daten im Einzelnen verarbeitet werden, richtet sich nach den Aufgaben innerhalb der Vertragsbeziehung.

Wir nutzen die Daten ausschließlich zu dem Zweck, für den sie uns zur Verfügung gestellt wurden, wie beispielsweise Personalien (Name, Adresse, Kontaktdaten) sowie Auftragsdaten (z. B. Zahlungsaufträge) oder Informationen über die finanzielle Situation. Die Daten werden gelöscht, sobald die Vertragsbeziehung beendet ist und kein anderer Grund für die Verarbeitung (z. B. gesetzliche Fristen) mehr besteht.

Die Verarbeitung erfolgt überwiegend zur Begründung und Durchführung der Vertragsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) sowie aufgrund berechtigter Interessen zur Projektverwaltung und Sicherstellung des Betriebs der IT-Systeme (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, insbesondere steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).